ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR SPONSOR- EN PARTNERSCHAPPEN

Deze algemene voorwaarden zijn zakelijke (B2B) voorwaarden en zijn van toepassing op elke samenwerking met betrekking tot sponsoring en partnerschappen, zoals aangeboden door ULTRA EPIC BV, organisator van rally’s voor luxe- en sportauto’s. Deze rally’s genereren brede aandacht, waardoor een breed scala aan communicatie-, reclame- en samenwerkingsmogelijkheden ontstaat. Ze zijn bindend vanaf het moment dat een sponsor, partner of andere partij akkoord gaat met het aangaan van een samenwerking, ongeacht of deze mondeling of schriftelijk is vastgelegd, of onze B2B Brochure opent of bekijkt dat ter beschikking wordt gesteld via platforms zoals DocSend.com of de officiële website business.runballrally.com.

ULTRA EPIC BV behoudt zich het recht voor om te allen tijde, naar eigen inzicht, wijzigingen, aanvullingen of verwijderingen door te voeren in deze Algemene Voorwaarden voor Sponsoring en Partnerschappen. Het is de verantwoordelijkheid van de betrokken partijen om deze Algemene Voorwaarden periodiek te controleren op wijzigingen. Het verdere gebruik van de B2B Brochure of voortzetting van enige samenwerking na publicatie van wijzigingen, wordt beschouwd als acceptatie en instemming met deze wijzigingen.

Door deelname aan een sponsor- of partnerprogramma, of door het bekijken van het officiële B2B Brochure van ULTRA EPIC BV, stemt de betrokken partij automatisch in met deze voorwaarden. Deze voorwaarden zijn publiek beschikbaar en een afzonderlijke ondertekening is niet vereist om bindend te zijn.

Artikel 1: Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

  1. Organisator: Ultra Epic bv is de organisator van rally’s en overige sport-evenementen voor luxe- en sportauto’s, handelend onder de naam Runball Rally en One Day Tour.
  2. Activiteiten: De activiteiten georganiseerd door ORGANISATOR zoals beschreven, bij definite Organisator.
  3. Sponsor: De partij die uitsluitend een financiële bijdrage levert aan een evenement, product, of dienst in ruil voor promotionele tegenprestaties.
  4. Partner: De partij die bijdraagt in de vorm van goederen, diensten, of andere niet-financiële middelen, vaak in ruil voor promotionele activiteiten (barterdeal), of die gecompenseerd kan worden in de vorm van een commissie op basis van vooraf overeengekomen afspraken.
  5. Barterdeal: Een overeenkomst waarbij goederen of diensten worden geruild voor promotionele activiteiten, zonder dat daar direct een financiële vergoeding tegenover staat.
  6. Commissie: Afspraken, al dan niet mondeling of schriftelijk, waarbij de ORGANISATOR recht heeft op een vooraf overeengekomen vergoeding (vast bedrag of percentage) per verkocht product of dienst. Dit omvat verkopen die plaatsvinden via de website, webshop, social media-kanalen van de ORGANISATOR, of rechtstreeks tijdens evenementen georganiseerd door de ORGANISATOR.
    • De wederpartij is verplicht alle relevante verkopen eerlijk en nauwkeurig te registreren en te rapporteren aan de ORGANISATOR voor een correcte eindafrekening.
    • Het niet correct of niet volledig registreren van verkopen wordt beschouwd als een ernstige schending van deze voorwaarden. In dergelijke gevallen worden de bepalingen van Artikel 7 toegepast.
  7. Overeenkomst: De afspraken die schriftelijk of mondeling zijn vastgelegd tussen de ORGANISATOR en PARTIJ.
  8. B2B (Business-to-Business): Alle samenwerkingen en afspraken beschreven in deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op zakelijke relaties tussen bedrijven en organisaties, en niet op consumenten.
  9. B2B Brochure: De officiële sponsorship brochure van ULTRA EPIC BV, waarin de actuele tarieven, mogelijkheden en standaard B2B-pakketten zijn opgenomen.
    Deze brochure bevat de officiële tarieven en mogelijkheden die van toepassing zijn op alle sponsor- en partnerschappen met de ORGANISATOR.
  10. Partij(en): Elke rechtspersoon of zakelijke entiteit die een samenwerking aangaat met ULTRA EPIC BV, hetzij als sponsor, partner of op enige andere zakelijke basis. Deze definitie is uitsluitend van toepassing op zakelijke (B2B) relaties en niet op samenwerkingen met consumenten of particuliere individuen.
  11. Overmacht: de situatie waarin de uitvoering van de Overeenkomst voor één van de Partijen geheel of gedeeltelijk, al dan niet tijdelijk, buiten de wil van de Partij(en) wordt verhinderd. Wordt onder meer (niet limitatief) beschouwd als overmacht: brand, oorlog, terreuraanslagen, ongunstige en/of extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen (met inbegrip van onteigening of confiscatie), pandemie of epidemie, storing van internet, datanetwerk- of telecommunicatiefaciliteiten, de onbeschikbaarheid van servers van derden, staking en/of blokkades, onbeschikbaarheid van medewerkers, algemene vervoersproblemen en elektriciteitsstoring;
  12. Promotie: de inspanning geleverd door ORGANISATOR om de naam, het Merk PARTIJ, producten of diensten geleverd door PARTIJ onder de aandacht van het publiek te brengen tijdens de Activiteiten.

Artikel 2: Duur en beëindiging van deze Algemene Voorwaarden Voor Sponsor – en Partnerschappen 

2.1 Ingang van de overeenkomst
Deze overeenkomst treedt in werking zodra de PARTIJ:

    • expliciet akkoord gaat met de voorwaarden (bijvoorbeeld door ondertekening, digitale bevestiging, of betaling), of
    • de B2B Brochure opent, bekijkt of op enige andere wijze gebruikt.

Door toegang te verkrijgen tot of gebruik te maken van de B2B Brochure, aanvaardt de PARTIJ automatisch en onherroepelijk deze voorwaarden, inclusief alle daarin vermelde verplichtingen. Deze aanvaarding geldt als een juridisch bindende overeenkomst tussen de PARTIJ en de ORGANISATOR.

2.2 Duur van de overeenkomst
De overeenkomst blijft van kracht tot de overeengekomen einddatum zoals vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst of bevestigingsdocumenten. Indien geen expliciete einddatum is vastgelegd, blijft de overeenkomst geldig totdat deze door één van de partijen wordt beëindigd overeenkomstig de voorwaarden in deze overeenkomst.

2.3 Beëindiging door de ORGANISATOR
De ORGANISATOR behoudt zich het recht voor om deze overeenkomst te allen tijde en met onmiddellijke ingang te beëindigen indien:

    • de PARTIJ haar verplichtingen niet nakomt, inclusief maar niet beperkt tot betalingsverplichtingen en naleving van de afgesproken promotievoorwaarden;
    • de PARTIJ de bepalingen in deze voorwaarden schendt;
    • de ORGANISATOR redelijke gronden heeft om aan te nemen dat verdere samenwerking niet in het belang is van de ORGANISATOR.

2.4 Beëindiging door de PARTIJ
De PARTIJ kan deze overeenkomst enkel beëindigen door een schriftelijke kennisgeving aan de ORGANISATOR, met een opzegtermijn van ten minste 30 dagen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Eventuele openstaande verplichtingen van de PARTIJ blijven ook na beëindiging van kracht, inclusief financiële verplichtingen en intellectuele eigendomsrechten zoals vastgelegd in deze overeenkomst.

2.5 Gevolgen van beëindiging
Bij beëindiging van deze overeenkomst blijven alle rechten en verplichtingen die expliciet of impliciet voortduren, zoals betalingsverplichtingen, intellectuele eigendomsrechten, en vertrouwelijkheidsclausules, onverminderd van kracht.

2.6 Overmacht
Geen van beide Partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting, indien deze daartoe verhinderd is als gevolg van Indien een situatie van Overmacht langer dan zestig (60) kalenderdagen duurt, heeft zowel de PARTIJ als de ORGANISATOR het recht om de Overeenkomst schriftelijk op te zeggen.

2.7 Toepassingsgebied van de algemene voorwaarden en samenstelling van de Overeenkomst
Deze algemene voorwaarden omschrijven het geheel van de rechten en plichten tussen de PARTIJ en ORGANISATOR met betrekking tot de producten en/of dienst(en). De PARTIJ verklaart voldoende te zijn geïnformeerd over de inhoud van deze algemene voorwaarden en de kenmerken van de producten en /of -dienst(en) van ORGANISATOR en deze algemene voorwaarden te hebben ontvangen en aanvaard. U kunt steeds een recent exemplaar van de algemene voorwaarden raadplegen op business.runballrally.com of op eenvoudig verzoek bij de Runball klantendienst.

Artikel 3: Betaling en compensatie

    • Indien er sprake is van een financiële sponsoring, zal de sponsor de overeengekomen financiële bijdrage betalen zoals gespecificeerd in de overeenkomst.
    • Indien er sprake is van een partnerschap of barterdeal, zullen beide PARTIJEN hun verplichtingen zoals overeengekomen nakomen.
    • Betalingen dienen binnen 30 dagen na facturering te worden voldaan, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

Artikel 4: Verplichtingen van de sponsor/partner

    • De SPONSOR verplicht zich om de overeengekomen financiële bijdrage te voldoen binnen de afgesproken termijn.
    • De PARTNER verplicht zich om de overeengekomen goederen, diensten of andere vormen van niet-financiële bijdrage te leveren binnen de afgesproken termijn.
    • Indien een PARTIJ haar verplichtingen niet nakomt, heeft de ORGANISATOR het recht de overeenkomst te ontbinden of naleving van de overeenkomst te eisen.

Artikel 5: Promotionele verplichtingen

5.1 Algemeen
De ORGANISATOR verplicht zich om de SPONSOR of PARTNER, hierna PARTIJ, te promoten zoals overeengekomen in de overeenkomst. Dit omvat zowel schriftelijke als mondeling gemaakte afspraken, mits deze duidelijk en ondubbelzinnig tussen de partijen zijn overeengekomen.

5.2 Uitvoering van verplichtingen
De ORGANISATOR zal alle promotionele verplichtingen tijdig en naar behoren uitvoeren, zoals overeengekomen, ongeacht of de afspraken schriftelijk of mondeling tot stand zijn gekomen. De mondeling gemaakte afspraken zijn bindend en hebben dezelfde juridische waarde als schriftelijke afspraken.

5.3 Bevestiging van afspraken
Het is de verantwoordelijkheid van beide partijen om zorgvuldig te communiceren over de gemaakte afspraken en de inhoud ervan. Bij geschillen over de exacte inhoud van mondelinge afspraken worden deze geïnterpreteerd naar redelijkheid en billijkheid op basis van de context en de gedragingen van de partijen.

Artikel 6: Sancties voor eenzijdige niet-nakoming van afspraken

6.1 Niet-nakoming van afspraken in barterdeals – Commissie deals
In geval van een partnerschap, barter en/of op basis van een commissie deal waarbij een PARTIJ haar verplichtingen (zoals overeengekomen in de overeenkomst) niet of slechts gedeeltelijk nakomt, geldt het volgende:

6.1.1 Toepassingsgebied van afspraken

De verplichtingen van de PARTIJ gelden zowel voor schriftelijk als mondeling gemaakte afspraken. Mondelinge afspraken worden geacht dezelfde juridische waarde te hebben als schriftelijke afspraken, mits deze ondubbelzinnig zijn overeengekomen tussen de betrokken partijen.

6.1.2 Ingebrekestelling

De PARTIJ zal schriftelijk in gebreke worden gesteld en een redelijke termijn krijgen om alsnog aan de verplichtingen te voldoen. Deze termijn bedraagt (acht) 8 dagen na ontvangst van de ingebrekestelling, tenzij anders overeengekomen.

6.1.3 Automatische omzetting naar financiële sponsorovereenkomst

Indien de PARTIJ na ingebrekestelling niet binnen de gestelde termijn aan de afspraken voldoet, zal de barterdeal of het partnerschap automatisch worden omgezet in een financiële sponsorovereenkomst, zonder dat een nieuwe overeenkomst nodig is.

6.1.4 Vergoeding van geleverde prestaties

Alle reeds door de ORGANISATOR geleverde promotionele activiteiten of andere prestaties zullen vanaf dat moment financieel worden vergoed door de PARTIJ. 

        • De vergoeding wordt berekend op basis van de marktwaarde van de geleverde diensten, zoals gespecificeerd in de actuele B2B Brochure.
        • Indien geen actuele B2B Brochure beschikbaar is, wordt de vergoeding vastgesteld op basis van marktconforme tarieven die uitsluitend door de ORGANISATOR worden bepaald.

6.1.5 Facturering en betalingstermijn

Promotionele activiteiten die reeds zijn uitgevoerd voordat de overeenkomst is omgezet naar een financiële verplichting, worden onmiddellijk gefactureerd door de ORGANISATOR aan de PARTIJ. De PARTIJ dient deze facturen binnen 15 dagen na ontvangst volledig te voldoen.
Indien betaling niet binnen de gestelde termijn wordt voldaan, zijn de kosten voor het niet voldoen aan de betaling, inclusief rente, verschuldigd.

6.1.6 Rente en incassokosten bij wanbetaling

Indien de PARTIJ de betaling niet binnen de gestelde termijn voldoet, heeft de ORGANISATOR het recht om wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen, conform de geldende wet- en regelgeving. De ORGANISATOR behoudt zich tevens het recht voor om verdere juridische stappen te ondernemen voor volledige incassering van openstaande bedragen.

6.2 Vergoeding van Commissies

    • Voor commissiedeals geldt dat deze jaarlijks in het vierde kwartaal worden afgerekend door ORGANISATOR, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

6.3 Ontkenning van afgesproken Commissies

    • Ontkenning van afspraken: Indien een PARTIJ schriftelijk, zonder voorafgaande aankondiging, ontkent dat sprake is van een commissiedeal, ongeacht of deze mondeling of schriftelijk is overeengekomen, behoudt de ORGANISATOR zich het exclusieve recht voor om alle reeds geleverde promotionele activiteiten en andere prestaties onmiddellijk aan te rekenen.
    • Berekening van vergoeding: Deze vergoeding wordt vastgesteld op basis van de marktwaarde, zoals gespecificeerd in de actuele B2B Brochure, of op basis van marktconforme tarieven die uitsluitend door de ORGANISATOR worden vastgesteld.
    • Geen aanspraak op Artikel 6.1: In dergelijke gevallen wordt aangenomen dat de PARTIJ handelt in strijd met de gemaakte afspraken, ongeacht of deze mondeling of schriftelijk is overeengekomen, en wordt verondersteld dat dit opzettelijk of zonder rechtmatige grond is gedaan. Hierdoor kan de PARTIJ geen aanspraak meer maken op de procedures zoals beschreven in Artikel 6.1 (zoals ingebrekestelling).
    • Betalingsverplichting: De PARTIJ is verplicht de gefactureerde bedragen volledig te voldoen. De factuur is bindend en de PARTIJ dient deze binnen de gestelde betalingstermijn te voldaan.
    • Uitsluiting van bezwaar: Tegen deze facturering kan geen bezwaar worden aangetekend, aangezien dit uitsluitend in het belang is van de ORGANISATOR en ter bescherming van diens geleverde prestaties.
    • Promotionele activiteiten opschorten: De ORGANISATOR heeft het recht verdere promotionele activiteiten op te schorten totdat aan de betalingsverplichting is voldaan.

6.4 Commissiemodel en schriftelijke erkenning
Indien de samenwerking gebaseerd is op een Commissie Verdienmodel en de PARTIJ schriftelijk erkent dat hiervan geen sprake is, worden alle geleverde promoties door de ORGANISATOR direct omgezet naar een financiële vergoeding conform de actuele tarieven in de B2B Brochure, of op basis van marktconforme tarieven die uitsluitend door de ORGANISATOR worden vastgesteld. 

6.5 Uitsluiting van gratis promotie
De ORGANISATOR zal nooit gratis promotionele diensten of andere prestaties leveren indien een PARTIJ haar verplichtingen, hetzij vastgelegd in schriftelijke of mondelinge afspraken, niet nakomt.

Artikel 7: Niet-nakoming en omzetting naar financiële vergoeding

7.1. Algemeen
Indien een PARTIJ gemaakte afspraken, hetzij mondeling of schriftelijk, niet nakomt, behoudt de ORGANISATOR zich het recht voor om passende maatregelen te nemen, waaronder de omzetting van een samenwerking naar een financiële vergoeding.

7.2. Recht op omzetting naar financiële vergoeding
Indien een PARTIJ schriftelijk erkent dat:

    • bepaalde mondelinge afspraken niet gemaakt zijn, of
    • een barterdeal of commissieafspraak ongeldig is verklaard of niet meer van toepassing is,

zal de ORGANISATOR automatisch overgaan tot omzetting van de samenwerking naar een financiële vergoeding conform de actuele tarieven in de B2B Brochure, of op basis van marktconforme tarieven die uitsluitend door de ORGANISATOR worden vastgesteld.

7.3. Uitsluiting van gratis reclame
De ORGANISATOR zal nooit gratis promotionele diensten of andere prestaties leveren indien een PARTIJ haar verplichtingen, hetzij vastgelegd in schriftelijke of mondelinge afspraken, niet nakomt.

7.4. Procedure bij omzetting
In het geval van een omzetting naar een financiële vergoeding:

    • Worden alle reeds geleverde promotionele activiteiten gefactureerd op basis van de tarieven in de B2B Brochure, of op basis van marktconforme tarieven die uitsluitend door de ORGANISATOR worden vastgesteld.
    • Is de factuur bindend en dient deze binnen de gestelde betalingstermijn voldaan te worden.
    • Kan de ORGANISATOR verdere promotionele activiteiten opschorten totdat aan de betalingsverplichting is voldaan.

Artikel 8: Aansprakelijkheid

    • PARTIJEN zijn aansprakelijk voor directe schade als gevolg van de niet-nakoming van de overeenkomst, tenzij er sprake is van overmacht.
    • Geen van beide PARTIJEN is aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade of gederfde winst.

Artikel 9: Overmacht

    • Geen van beide PARTIJEN is aansprakelijk voor het niet nakomen van verplichtingen indien dit het gevolg is van overmacht.
    • Onder overmacht wordt verstaan: elke situatie die buiten de wil en controle van een PARTIJ ligt en de nakoming van de overeenkomst onmogelijk maakt.

Artikel 10: Vrijwillige hulp bij evenementen

10.1 PARTIJEN die vrijwillig aanwezig zijn en/of helpen bij evenementen georganiseerd door ULTRA EPIC BV, verklaren hiermee dat zij dit op vrijwillige basis doen en kunnen op geen enkele wijze een financiële vergoeding opeisen voor hun bijdrage, tenzij dit vooraf schriftelijk is overeengekomen.

10.2 Vrijwillige hulp omvat, maar is niet beperkt tot, logistieke ondersteuning, promotionele activiteiten, of andere bijdragen voor, tijdens of na het evenement.

10.3. Door vrijwillig deel te nemen aan de organisatie of ondersteuning van het evenement, stemt de betreffende PARTIJ automatisch in met dit artikel en aanvaardt zij dat er geen recht bestaat op een financiële of andere vorm van compensatie.

ARTIKEL 11: Overdracht van copyrights en auteursrechten

11.1 De PARTIJ draagt hierbij volledig en onherroepelijk alle rechten van copyright en auteursrechten over aan de ORGANISATOR met betrekking tot al het foto- en contentmateriaal dat tijdens de uitvoering van deze overeenkomst wordt gecreëerd, inclusief maar niet beperkt tot fotografisch materiaal, videomateriaal, geschreven inhoud en grafisch ontwerp.

11.2 Door deze overdracht verwerft de ORGANISATOR het exclusieve recht om het foto- en contentmateriaal te gebruiken, reproduceren, distribueren, wijzigen, aanpassen, vertalen, publiceren, uitvoeren en tentoon te stellen, zowel in gedrukte als digitale vorm, voor alle mogelijke commerciële, promotionele, reclame- en marketingdoeleinden, zonder beperking in tijd of territorium.

11.3 De PARTIJ verklaart en garandeert dat hij het volledige recht, de titel en het belang heeft om de overdracht te maken, en dat het foto- en contentmateriaal vrij is van enige rechten, claims of belangen van derden.

11.4 De ORGANISATOR behoudt zich het recht voor om het contentmateriaal te gebruiken zonder de uitdrukkelijke toestemming van de PARTIJ.

11.5 Deze overdracht van rechten blijft van kracht en geldig, zelfs na beëindiging of vervallenverklaring van deze overeenkomst.

Artikel 12: Garanties, Beperking van Aansprakelijkheid en Vrijwaring

12.1. Gebruik van PARTIJ-aanduidingen
De PARTIJ garandeert aan de ORGANISATOR dat het gebruik door de ORGANISATOR van de door de PARTIJ verstrekte aanduidingen, materialen of intellectuele eigendommen overeenkomstig deze Overeenkomst geen inbreuk zal maken op enig intellectueel eigendomsrecht van een derde PARTIJ. De PARTIJ vrijwaart en stelt de ORGANISATOR schadeloos voor alle vorderingen, schade, verliezen, kosten (inclusief redelijke juridische kosten), uitgaven, eisen of aansprakelijkheden die voortvloeien uit een vordering van een derde PARTIJ dat dergelijk gebruik door de ORGANISATOR inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van die derde PARTIJ.

12.2. Beste inspanningen
De aansprakelijkheid van de ORGANISATOR is gebaseerd op een inspanningsverplichting en niet op een resultaatsverplichting. In het geval van een vordering door de PARTIJ moet passend worden aangetoond dat de ORGANISATOR niet heeft voldaan aan deze inspanningsverplichting.

12.3. Aansprakelijkheidsbeperking
Voor zover maximaal toegestaan door het toepasselijk recht, is de totale aansprakelijkheid van de ORGANISATOR wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst beperkt tot vergoeding van directe schade, met een maximum van het totaalbedrag van de waarde van het partnerschap zoals schriftelijk is vastgesteld.

12.4. Uitsluitingen van aansprakelijkheid
De ORGANISATOR is onder geen enkele omstandigheid aansprakelijk voor:

    • Indirecte, incidentele of gevolgschade, waaronder maar niet beperkt tot financiële of commerciële verliezen, winstderving, verhoging van algemene kosten, gemiste besparingskansen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsonderbreking, claims van klanten van de PARTIJ, verstoringen in planning, verlies van verwachte winst, verlies van klanten, verlies van informatie, compromittering of verlies van bestanden;
    • Schade veroorzaakt door fouten of nalatigheden van de PARTIJ.

12.5. Vrijwaring
De PARTIJ vrijwaart en stelt de ORGANISATOR schadeloos voor alle directe en indirecte schade, verliezen, kosten of aansprakelijkheden die voortvloeien uit een schending of niet-nakoming van de verplichtingen, toezeggingen of garanties van de PARTIJ zoals vervat in deze Overeenkomst.

12.6. Indienen van klachten
Eventuele klachten met betrekking tot promotionele activiteiten of andere prestaties van de ORGANISATOR dienen schriftelijk te worden ingediend bij de ORGANISATOR en voorzien te zijn van een bevestiging van ontvangst door de ORGANISATOR. Deze klachten moeten de ORGANISATOR bereiken binnen twee (2) weken nadat de betreffende promotie is uitgevoerd of de betreffende prestatie is geleverd.
Klachten die na deze termijn worden ingediend, kunnen niet in behandeling worden genomen. Klachten die niet voldoen aan deze voorwaarden, waaronder klachten over ontevredenheid of andere redenen die niet binnen de gestelde termijn zijn aangegeven, worden als niet-ontvankelijk beschouwd.

Artikel 13: Toepasselijk recht en geschillen

13.1 Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.

13.2 Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst zullen in eerste instantie in der minne worden opgelost. Indien dit niet lukt, zullen geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van Oost-Vlaanderen.

 

Laatste update: 01/01/2024